Photocopieur A4 / A3 couleur pour mairie et établissement public
Soumis aux règles d’attribution des marchés publics, l'acquisition et la maintenance d'un photocopieur fiable et performant est indispensable au fonctionnement des mairies, écoles et médiathèques.
Une mairie doit-elle acheter ou louer un photocopieur ?
Selon
le volume d’impression et l’usage de son parc de photocopieurs ou
d'imprimantes professionnelles, il sera plus avantageux soit de passer
par l'achat, soit par une offre de location du matériel de reprographie.
1) L'acquisition de copieurs multifonctions
L’acquisition
de photocopieurs multifonctions peut être une solution économique par
rapport à la location, car le coût est inférieur de 15 à 30 %. C’est le
moyen idéal pour obtenir un équipement d'impression neuf sous garantie,
sans que l'acheteur soit lié à un prestataire par le biais d'un contrat de location.
Cette sortie de trésorerie importante, comprise entre 3000 et 20 000 euros, va obliger l'acheteur à :
- comptabiliser l’amortissement des photocopieurs à chaque date de clôture de son exercice comptable ;
- prévoir un service de maintenance en supplément ;
- conserver le même copieur.
2) Les services de location de photocopieurs multifonctions
La location de photocopieurs donne une maîtrise sur son budget car le contrat comprend la mise à disposition du matériel ainsi que l'entretien et la maintenance. Celle-ci prévoit l’intervention d’un technicien pour l’entretien et les réparations des photocopieurs et imprimantes, sans surcoût.
La trésorerie est donc moins impactée en cas de panne. Cependant, la mairie s’engage sur :
- une durée de location minimale ;
- une procédure de résiliation ;
- les pénalités éventuelles en cas de rupture avant la date de fin du contrat de location.
Enfin, il faut calculer le coût par copie pour savoir si la location est vraiment plus avantageuse que l'achat.
Des photocopieurs couleur et noir et blanc multifonctions
Avant toute décision concernant l'acquisition de photocopieurs, il y a délibération en conseil municipal. Cette procédure est l’occasion de définir les attentes en termes de fonctionnalités et de services afin de choisir un système d'impression adapté aux besoins de la mairie comme notamment :
- des imprimantes et photocopieurs couleur éco-responsable pour diminuer la consommation d’énergie et permettre un déploiement en réseau ;
- la possibilité de mettre en place des cartes d’accès et un quota couleur afin de responsabiliser les utilisateurs sur la consommation d’encre et de papier ;
⇒ Pour les mairies
- le volume d'impression nécessaire aux mairies et écoles est en moyenne compris entre 5000 et 10 000 copies couleur ou noir et blanc par mois au format A3 et A4 ;
- des copieurs multifonctions recto-verso, avec fonction agrandissement, tri, et agrafage pour produire des documents administratifs et pédagogiques ;
⇒ Pour une médiathèque ou une école
- avec un volume d'impression estimé à 500 pages par mois, ce sont principalement les abonnés des médiathèques qui utilisent les photocopieurs pour reproduire des documents en prêt. Une médiathèque peut donc opter pour l'acquisition de photocopieurs multifonctions noir et blanc tout comme une école ou un centre de formation pour les élèves et les professeurs.
Service de location avec contrat de maintenance et d’entretien
Voici un rappel des avantages des services de location de photocopieurs ou d'imprimantes :
- une formation destinée aux utilisateurs ;
- la livraison, l'installation, le paramétrage et la mise en service des photocopieurs ;
- maintenance, entretien technique, révision et dépannage sous 8 heures maximum. En cas de remplacement de la machine, la location garantit la mise à disposition d’un nouvel appareil sous 72 h ;
- le cumul avec un contrat de fourniture des consommables : encre, toner, agrafes et papier.
La procédure d'appel d'offre pour les établissement publics
Un appel d’offre est une procédure par laquelle un acheteur public fait appel à des prestataires privés pour les mettre en concurrence. Un cahier des charges strict est alors établi au préalable par la mairie.
Les critères des communes portent souvent sur :
- la performance et la robustesse des copieurs ainsi que leur configuration minimum souhaitée ;
- la reprise de l’ancien matériel d'impression ;
- des conditions de facturation transparentes correspondant à un volume de copies estimé en amont ;
- le service après-vente.
Les marchés publics permettent donc à l'acheteur de choisir l'offre la plus adaptée sur le plan économique, sans négociation. Après la date de clôture de la procédure, aucune candidature n’est recevable.
Les zones d’intervention de notre société
Notre entreprise est implantée dans la France entière et peut assurer l’installation de photocopieurs multifonctions dans les établissements publics, quelle que soit votre ville ou région :
- des Hauts-de-France jusqu’en Occitanie, en passant par les Pays-de-la-Loire ou l'Île-de-France.
Nous sommes aussi en mesure de reprendre tout contrat de location souscrit par un commune ou une grande ville comme Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille ou d’autres municipalités partout en France.
